16 Jun Qué es ser freelance y cómo trabaja un profesional freelance

Qué es ser freelance y cómo trabaja un profesional freelance

Un freelance es un profesional que trabaja de forma independiente ofreciendo sus servicios a uno o varios clientes, en lugar de desarrollar necesariamente toda su actividad como empleado de una única empresa.

Puede trabajar por proyectos concretos, cobrar por horas, establecer colaboraciones recurrentes o mantener acuerdos continuados con determinados clientes.

Diseñadores, ilustradores, fotógrafos, redactores, desarrolladores, consultores, traductores y muchos otros profesionales pueden trabajar de esta manera.

Sin embargo, ser freelance significa bastante más que realizar el trabajo propiamente dicho: normalmente también implica buscar clientes, preparar presupuestos, negociar condiciones, organizar proyectos, facturar y gestionar la propia actividad profesional.

En esta guía veremos qué es ser freelance, cómo trabaja un profesional independiente, cuáles son sus ventajas y desventajas y qué diferencia existe entre freelance y autónomo en España.

¿Qué es un freelance?

La palabra freelance se utiliza para describir a un profesional independiente que presta servicios a clientes sin integrarse necesariamente como trabajador por cuenta ajena dentro de su plantilla.

Puede trabajar para:

• Empresas.
• Agencias.
• Editoriales.
• Instituciones.
• Otros profesionales.
• Particulares.

 

Y puede hacerlo mediante encargos puntuales o colaboraciones que duren meses o incluso años.

Por tanto, una definición más precisa que “persona que factura trabajos individuales” sería:

Un freelance es un profesional independiente que comercializa sus servicios directamente a diferentes clientes y organiza su propia actividad profesional.

¿Qué significa freelance?

Freelance es un término inglés que actualmente se utiliza de forma habitual también en español para hablar de profesionales independientes.

Podemos encontrar expresiones como:

• Diseñador freelance.
• Ilustrador freelance.
• Redactor freelance.
• Programador freelance.
• Fotógrafo freelance.
• Consultor freelance.

 

También es habitual utilizar expresiones como profesional independiente o trabajador por cuenta propia, aunque su significado jurídico puede depender del país.

¿Freelance y autónomo son lo mismo?

No son exactamente el mismo concepto.

Freelance describe principalmente una forma de organizar y comercializar el trabajo profesional.

Autónomo, en España, está relacionado con la situación jurídica, fiscal y de Seguridad Social del trabajador por cuenta propia.

 

Por tanto, alguien puede presentarse profesionalmente como diseñador freelance y, al mismo tiempo, estar dado de alta legalmente como trabajador autónomo en España.

¿Hay que hacerse autónomo para ser freelance en España?

En España, si realizas de forma habitual, personal y directa una actividad económica o profesional por cuenta propia y con ánimo de lucro, entra en juego la normativa del trabajo autónomo.

Por eso no deberíamos utilizar “freelance” como si fuese una alternativa legal al alta como autónomo.

La situación concreta puede depender de las características de la actividad, por lo que para iniciar una actividad profesional conviene consultar siempre la información actualizada de:

• Seguridad Social.
• Agencia Tributaria.
• Una gestoría o asesor profesional.

¿Es cierto que no hace falta ser autónomo si ganas menos del salario mínimo?

No deberíamos utilizar esa afirmación como regla general.

Es uno de los consejos que más circulan por internet, pero el criterio del alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos no se reduce simplemente a superar o no una cantidad concreta de ingresos.

La Seguridad Social establece como criterio fundamental el desarrollo habitual de una actividad económica por cuenta propia.

Por tanto, si estás pensando en comenzar a trabajar profesionalmente como freelance en España, lo adecuado es comprobar tu situación concreta con las administraciones correspondientes o con un asesor.

¿Cómo trabaja un freelance?

No existe una única forma de trabajar como freelance.

Un profesional puede cobrar:

• Por proyecto.
• Por hora.
• Por jornada.
• Mediante una tarifa mensual.
• Mediante bolsas de horas.
• Mediante colaboraciones recurrentes.

 

También puede tener simultáneamente varios clientes o trabajar durante largos periodos con unos pocos.

Lo que caracteriza el trabajo freelance no es necesariamente tener decenas de clientes, sino gestionar una actividad profesional independiente.

Ejemplo de cómo funciona un trabajo freelance

Imaginemos que una empresa necesita crear una nueva identidad visual.

En lugar de contratar a un diseñador como empleado, puede recurrir a un diseñador gráfico freelance para desarrollar ese proyecto.

Un flujo habitual podría ser:

1. El cliente contacta con el profesional.
2. Se estudian las necesidades del proyecto.
3. El freelance prepara un presupuesto.
4. Se establecen alcance, calendario y condiciones.
5. El cliente acepta la propuesta.
6. Se desarrolla el trabajo.
7. Se realizan las revisiones acordadas.
8. Se entregan los archivos finales.
9. El profesional emite la factura correspondiente.

 

El proceso exacto depende del tipo de servicio y de cada profesional.

¿Un freelance trabaja siempre por proyectos?

No.

Esta es una simplificación bastante habitual.

Un freelance puede trabajar mediante encargos cerrados, pero también mantener relaciones recurrentes con clientes.

Por ejemplo, una empresa puede contratar a un diseñador independiente para:

• Crear una identidad visual puntual.
• Diseñar mensualmente piezas para redes sociales.
• Preparar presentaciones durante todo el año.
• Dar soporte gráfico varias horas al mes.

 

En los tres últimos ejemplos sigue existiendo una relación freelance aunque no exista un proyecto completamente independiente cada vez.

¿Un freelance puede trabajar para un único cliente?

Puede ocurrir, pero hay que tener cuidado con la forma real en la que se desarrolla esa relación.

Trabajar como profesional independiente no consiste simplemente en sustituir formalmente un contrato laboral por facturas.

Si una persona trabaja bajo condiciones que corresponden realmente a una relación laboral, el hecho de emitir facturas no transforma automáticamente esa relación en trabajo autónomo.

En caso de duda sobre una situación concreta, debe valorarse profesionalmente desde el punto de vista laboral y jurídico.

¿Un freelance tiene que trabajar desde casa?

No.

Ser freelance tampoco significa necesariamente ser nómada digital, trabajar desde una cafetería o necesitar únicamente un ordenador portátil.

Un profesional independiente puede trabajar desde:

• Un estudio propio.
• Un despacho.
• Casa.
• Un coworking.
• Las instalaciones de un cliente.
• Un taller.
• Una localización concreta.

 

Todo depende de la profesión.

Un fotógrafo, ilustrador en directo o técnico audiovisual, por ejemplo, puede necesitar desplazarse físicamente para realizar determinados trabajos.

¿Qué hace un freelance además de su trabajo?

Una de las mayores diferencias respecto a trabajar dentro de una empresa es que el profesional independiente suele asumir también tareas de gestión.

Además de realizar su especialidad, puede tener que encargarse de:

• Captación de clientes.
• Marketing.
• Presupuestos.
• Contratos.
• Reuniones.
• Planificación.
• Facturación.
• Contabilidad.
• Seguimiento de cobros.
• Atención al cliente.
• Organización de archivos.
• Formación.

 

Por eso las horas que un freelance dedica a trabajar no son únicamente las horas que posteriormente aparecen reflejadas en una pieza final.

Cómo empezar a trabajar como freelance

1. Define qué servicio vas a ofrecer

“Soy diseñador” puede abarcar muchísimas actividades.

Cuanto mejor puedas explicar qué problema resuelves, más fácil será que un potencial cliente comprenda por qué debería contratarte.

Por ejemplo:

• Diseño de identidad visual.
• Diseño web.
• Ilustración editorial.
• Diseño de presentaciones.
• Diseño editorial.
• Packaging.

2. Define a qué tipo de cliente quieres dirigirte

No todos los clientes buscan lo mismo ni tienen los mismos presupuestos.

Puede ser útil decidir si quieres trabajar principalmente con:

• Particulares.
• Emprendedores.
• Pequeñas empresas.
• Agencias.
• Editoriales.
• Instituciones.
• Grandes empresas.

 

Esto influirá en tu portfolio, comunicación, precios y forma de captar clientes.

3. Crea un portfolio profesional

El portfolio permite mostrar qué sabes hacer y, sobre todo, qué tipo de trabajos quieres que vuelvan a contratarte.

No debería entenderse simplemente como un archivo donde acumular todo lo que has hecho.

Resulta más útil seleccionar proyectos que demuestren:

• Calidad.
• Especialización.
• Proceso.
• Resultados.
• Tipo de cliente con el que quieres trabajar.

 

Puedes consultar como ejemplo mi portfolio profesional de diseño e ilustración.

4. Establece tus tarifas

Un freelance necesita calcular precios que permitan sostener una actividad profesional.

El precio no debería basarse únicamente en:

horas trabajando × dinero que me gustaría cobrar por hora.

También debemos considerar tiempo dedicado a:

• Reuniones.
• Correos.
• Presupuestos.
• Revisiones.
• Gestión.
• Software.
• Equipamiento.
• Impuestos.
• Periodos sin proyectos facturables.

 

Además, algunos trabajos pueden valorarse por proyecto en lugar de trasladar al cliente directamente una tarifa horaria.

5. Define claramente el alcance

Antes de comenzar un proyecto conviene especificar qué incluye exactamente el presupuesto.

Por ejemplo:

• Entregables.
• Número de propuestas.
• Revisiones.
• Plazos.
• Formatos finales.
• Derechos de uso cuando corresponda.
• Condiciones de pago.

 

Cuanto más claro sea el alcance, menor será la posibilidad de que cliente y profesional hayan entendido cosas diferentes.

6. Formaliza las condiciones

Dependiendo del proyecto puede utilizarse:

• Presupuesto aceptado.
• Contrato.
• Condiciones generales.
• Orden de compra.

 

Lo importante es que exista constancia de qué se ha acordado.

7. Organiza el calendario

Como freelance puedes tener varios proyectos activos simultáneamente.

Por eso resulta fundamental saber:

• Cuándo empieza cada proyecto.
• Cuándo necesitas información del cliente.
• Cuándo hay revisiones.
• Cuándo es la entrega.
• Cuánto margen real tienes para imprevistos.

 

Aceptar más trabajo del que puedes realizar correctamente no es una ventaja.

8. Desarrolla el proyecto y gestiona el feedback

Durante el trabajo resulta importante establecer cómo se comunicarán las revisiones.

Recibir cambios dispersos por diferentes correos, mensajes y reuniones puede generar errores y pérdida de tiempo.

Centralizar el feedback y establecer rondas de revisión ayuda a trabajar de forma mucho más ordenada.

9. Entrega el trabajo

La entrega debe corresponder con lo definido previamente.

Según el proyecto puede incluir:

• Archivos finales.
• Versiones para diferentes soportes.
• Documentación.
• Manual de uso.
• Archivos preparados para imprenta.

10. Factura y controla el cobro

Completar el trabajo no termina necesariamente el proyecto desde el punto de vista empresarial.

El freelance también debe:

• Emitir correctamente la factura.
• Registrar el ingreso.
• Controlar la fecha de vencimiento.
• Comprobar el pago.
• Gestionar las obligaciones fiscales correspondientes.

¿Cómo consigue clientes un freelance?

No existe una única vía.

Los clientes pueden llegar mediante:

• Recomendaciones.
• Antiguos clientes.
• Web profesional.
• SEO.
• Redes sociales.
• LinkedIn.
• Networking.
• Agencias.
• Directorios profesionales.
• Plataformas freelance.
• Contacto comercial directo.

 

Lo más interesante suele ser construir con el tiempo varios canales de captación para no depender completamente de una única plataforma.

¿Son necesarias las plataformas freelance?

No.

Las plataformas pueden servir para encontrar determinados encargos, especialmente al principio, pero no son un requisito para trabajar de forma independiente.

También podemos conseguir clientes mediante nuestra propia web, recomendaciones, contenido, contactos profesionales o prospección comercial.

De hecho, desarrollar canales propios permite construir una marca profesional que no depende completamente de las normas o comisiones de un intermediario.

Ventajas de ser freelance

Trabajar de forma independiente puede ofrecer ventajas importantes, aunque no todas se producen automáticamente.

¿Un freelance elige siempre sus horarios?

No necesariamente.

Esta es una de las ventajas que más se idealizan.

Un profesional independiente puede tener más autonomía para organizarse, pero sigue teniendo:

• Fechas de entrega.
• Reuniones.
• Horarios de clientes.
• Eventos.
• Urgencias.
• Dependencias de otros profesionales.

 

La verdadera ventaja suele ser disponer de mayor capacidad para organizar el propio sistema de trabajo, no trabajar literalmente cuando apetezca.

Desventajas de ser freelance

También existen riesgos y responsabilidades que conviene conocer.

Ingresos variables

No todos los meses tienen necesariamente la misma facturación.

Captación constante

Conseguir clientes forma parte de la actividad y requiere tiempo.

Gestión administrativa

Presupuestos, facturas, contratos, impuestos y cobros necesitan una organización continua.

Menos separación entre profesión y negocio

Además de ser diseñador, ilustrador o programador, eres también quien gestiona la empresa.

Vacaciones y periodos sin facturar

Debemos tenerlos en cuenta al calcular precios y planificación financiera.

Impagos y retrasos

Puede ser necesario perseguir facturas vencidas o gestionar incidencias con clientes.

Carga de trabajo irregular

Puede haber meses con poco trabajo y otros en los que coincidan demasiados proyectos.

¿Un freelance tiene vacaciones?

Por supuesto puede tomarlas, pero su funcionamiento económico no es igual al de unas vacaciones retribuidas de un trabajador por cuenta ajena.

Un profesional independiente debe incorporar a su planificación y a sus tarifas:

• Vacaciones.
• Días no facturables.
• Enfermedad.
• Formación.
• Administración.

 

Por eso no deberíamos calcular una tarifa suponiendo que todas las horas laborables del año pueden venderse a clientes.

¿Un freelance tiene derechos y prestaciones?

En España, un trabajador autónomo cotiza dentro de su correspondiente régimen de Seguridad Social y puede tener acceso a las prestaciones previstas por el sistema según los requisitos aplicables.

Por tanto, sería incorrecto afirmar simplemente que un freelance “no tiene beneficios laborales” sin distinguir entre:

• Derechos propios de una relación laboral por cuenta ajena.
• Prestaciones derivadas de la cotización como autónomo.

 

No funcionan de la misma forma, pero tampoco significa que el trabajo autónomo carezca de protección social.

Freelance vs. trabajador por cuenta ajena

Freelance no significa trabajar gratis

Puede parecer una obviedad, pero conviene recordarlo.

Un profesional freelance no trabaja “por libre” en el sentido de trabajar sin precio o sin condiciones.

Su actividad debe ser económicamente sostenible.

El presupuesto puede contemplar, entre otros factores:

• Tiempo.
• Experiencia.
• Complejidad.
• Responsabilidad.
• Valor del proyecto.
• Derechos de uso.
• Urgencia.
• Revisiones.
• Costes profesionales.

¿Cuánto cobra un freelance?

No existe una tarifa universal.

Depende de:

• Profesión.
• Experiencia.
• Especialización.
• Mercado.
• Cliente.
• Alcance.
• Derechos.
• Plazos.
• Complejidad.

 

Dos diseñadores freelance pueden cobrar importes muy diferentes por un proyecto aparentemente similar porque sus servicios, experiencia y posicionamiento también son distintos.

Tarifa por hora o precio por proyecto

Ambos sistemas pueden utilizarse.

 

Un mismo profesional puede utilizar ambos sistemas según el tipo de trabajo.

¿Qué debe incluir un presupuesto freelance?

Como mínimo debería dejar claro:

• Qué trabajo se realizará.
• Qué entregables están incluidos.
• Precio.
• Impuestos correspondientes.
• Revisiones.
• Plazos.
• Forma de pago.
• Validez de la oferta.
• Qué elementos quedan fuera del alcance.

 

En determinados sectores también puede ser importante especificar licencias y derechos de uso.

¿Es necesario pedir un anticipo?

Depende del profesional y del tipo de cliente, pero solicitar un pago inicial puede servir para:

• Confirmar formalmente la reserva.
• Reducir el riesgo financiero.
• Evitar bloquear fechas para proyectos que finalmente no comienzan.

 

Las condiciones deben acordarse antes de comenzar el trabajo.

Cómo conseguir que un proyecto freelance sea rentable

No basta con cobrar más de lo que aparentemente vale una hora de trabajo.

También hay que controlar:

• Horas reales invertidas.
• Número de revisiones.
• Reuniones.
• Cambios de alcance.
• Gastos externos.
• Tiempo administrativo.

 

Un proyecto con un precio aparentemente alto puede resultar poco rentable si acaba multiplicando el trabajo previsto.

La importancia de especializarse como freelance

Especializarse puede ayudar a que un potencial cliente entienda rápidamente qué tipo de problema podemos resolver.

Por ejemplo, es más concreto presentarse como:

“Diseñadora especializada en identidad visual para marcas”

Que limitarse a:

“Hago diseño”.

Eso no significa que debamos realizar exclusivamente un único tipo de trabajo, sino que nuestro posicionamiento puede ser más reconocible.

¿Hace falta una web para trabajar como freelance?

No es imprescindible, pero puede convertirse en un activo profesional muy importante.

Una web propia permite reunir:

• Portfolio.
• Servicios.
• Información profesional.
• Casos de estudio.
• Datos de contacto.
• Contenido posicionable en buscadores.

 

Además, no depende completamente del algoritmo o condiciones de una plataforma externa.

Cómo encontrar clientes freelance sin plataformas

Algunas posibilidades son:

• SEO.
• Contenido profesional.
• LinkedIn.
• Recomendaciones.
• Networking.
• Colaboraciones.
• Contactar directamente con empresas.
• Relaciones con agencias.

 

Con el tiempo, uno de los canales más valiosos puede ser precisamente la recomendación de clientes satisfechos.

Consejos para trabajar como freelance

No aceptes un proyecto sin definir el alcance

Un “solo necesito un logo” puede esconder necesidades muy diferentes según el cliente.

Calcula también el tiempo no facturable

Administración, captación y gestión forman parte de tu negocio.

Conserva todo por escrito

Presupuestos, cambios y aprobaciones son mucho más fáciles de gestionar cuando quedan documentados.

No dependas de un único cliente

Siempre que sea viable, diversificar la cartera puede reducir el riesgo económico de perder una única cuenta.

Controla tus números

Facturación no significa beneficio. Hay que distinguir ingresos, gastos, impuestos y rentabilidad real.

Reserva tiempo para conseguir nuevos proyectos

Buscar clientes únicamente cuando ya no tienes trabajo puede generar ciclos constantes de saturación y sequía.

Actualiza tu portfolio

Debe reflejar el tipo de proyectos que quieres conseguir en el futuro, no únicamente lo que hiciste hace años.

Errores frecuentes al empezar como freelance

Cobrar únicamente pensando en un sueldo por hora

Un profesional independiente tiene costes y tiempo no facturable que un empleado no gestiona de la misma manera.

Aceptar revisiones ilimitadas

Puede convertir un proyecto cerrado en un trabajo sin límite claro.

No utilizar presupuesto o contrato

Los acuerdos verbales son mucho más difíciles de demostrar y gestionar cuando aparecen discrepancias.

Depender de una única fuente de clientes

Si ese canal desaparece, toda la actividad puede verse afectada.

Aceptar todos los proyectos

No todo encargo es rentable ni encaja con nuestra especialización.

No reservar dinero para impuestos y gastos

El importe que entra en una cuenta profesional no equivale automáticamente a dinero disponible para gastar.

Confundir flexibilidad con falta de planificación

Trabajar por cuenta propia suele exigir bastante organización.

Ser freelance en diseño gráfico

En el sector creativo es una modalidad especialmente habitual.

Un diseñador gráfico freelance puede trabajar para diferentes empresas desarrollando proyectos como:

• Branding.
• Diseño editorial.
• Diseño web.
• Presentaciones.
• Packaging.
• Campañas.

 

El cliente obtiene así acceso a un profesional especializado para una necesidad determinada sin que necesariamente exista una contratación laboral permanente.

Ser ilustrador freelance

Un ilustrador freelance puede recibir encargos de:

• Editoriales.
• Agencias.
• Marcas.
• Instituciones.
• Medios de comunicación.

 

En ilustración, además del trabajo creativo, es especialmente importante definir correctamente aspectos como usos, soportes, territorios, duración y derechos de explotación cuando correspondan al encargo.

Mi experiencia trabajando como diseñadora e ilustradora freelance

Trabajar de forma freelance significa que gran parte del trabajo ocurre fuera de Photoshop, Illustrator o InDesign.

Además de diseñar o ilustrar, también hay que aprender a:

• Entender lo que necesita un cliente.
• Presupuestar correctamente.
• Defender el alcance de un proyecto.
• Gestionar revisiones.
• Organizar varios trabajos simultáneamente.
• Comunicar de forma profesional.

 

Con el tiempo, estas capacidades empresariales terminan siendo casi tan importantes para sostener una carrera independiente como las propias habilidades creativas.

Preguntas frecuentes sobre trabajar como freelance

¿Qué es ser freelance?

Ser freelance significa trabajar profesionalmente de forma independiente ofreciendo servicios directamente a uno o varios clientes.

¿Qué hace un freelance?

Además de realizar su especialidad, suele encargarse de conseguir clientes, preparar presupuestos, organizar proyectos, facturar y gestionar su actividad.

¿Freelance y autónomo son lo mismo?

No exactamente. Freelance describe una forma de trabajar; autónomo es la figura utilizada en España para determinados trabajadores que desarrollan una actividad económica o profesional por cuenta propia.

¿Un freelance puede tener varios clientes?

Sí. De hecho es habitual, aunque no existe un número determinado de clientes que defina por sí mismo el trabajo freelance.

¿Un freelance trabaja siempre desde casa?

No. Puede trabajar desde un estudio, oficina, coworking, instalaciones del cliente o cualquier lugar que requiera su actividad.

¿Un freelance elige siempre su horario?

No completamente. Tiene capacidad para organizar su actividad, pero sigue condicionado por plazos, reuniones y necesidades de los proyectos.

¿Un freelance cobra siempre por proyecto?

No. Puede cobrar por proyecto, hora, jornada, bolsa de horas o mediante acuerdos recurrentes.

¿Cómo consigue clientes un freelance?

Puede conseguirlos mediante recomendaciones, web, SEO, redes profesionales, agencias, networking, prospección o plataformas especializadas.

¿Hace falta un portfolio para ser freelance?

No es un requisito legal, pero en profesiones creativas es una de las principales herramientas para demostrar experiencia y conseguir clientes.

¿Cuánto cobra un freelance?

No existe una tarifa estándar. Depende de experiencia, sector, especialización, cliente, alcance, plazos y características del proyecto.

¿Ser freelance significa ser tu propio jefe?

En cierta medida gestionas tu propia actividad, pero sigues trabajando con necesidades, plazos y responsabilidades frente a clientes. La autonomía profesional no significa ausencia de obligaciones.

¿Ser freelance es lo mismo que teletrabajar?

No. Teletrabajo describe dónde se realiza el trabajo; freelance describe una forma de relación profesional independiente. Un empleado también puede teletrabajar.

En resumen: qué significa ser freelance

Un freelance es un profesional independiente que ofrece sus servicios directamente a clientes y gestiona su propia actividad.

Puede trabajar por proyecto, por horas o mediante colaboraciones recurrentes y no tiene por qué trabajar desde casa ni para decenas de clientes diferentes.

Además de realizar su especialidad, necesita gestionar aspectos como:

• Captación.
• Presupuestos.
• Contratos.
• Planificación.
• Facturación.
• Cobros.
• Administración.

 

Trabajar como freelance puede aportar autonomía y flexibilidad, pero también implica asumir una parte considerable de la gestión y del riesgo de la actividad profesional.

Y en España debemos distinguir entre “freelance” como forma de describir cómo trabajamos y “autónomo” como concepto regulado legalmente.

¿Quieres aprender más términos relacionados con diseño?

Si quieres seguir aprendiendo conceptos relacionados con diseño gráfico, ilustración y profesión creativa, puedes consultar mi Diccionario de Diseño Gráfico Completo.

¿Buscas una diseñadora gráfica o ilustradora freelance?

Si necesitas una profesional independiente para desarrollar la identidad, ilustración o comunicación gráfica de tu proyecto, puedes consultar mis servicios como diseñadora gráfica e ilustradora.

Puedes escribirme a info@taniaizquierdo.com para contarme qué necesitas y solicitar presupuesto.

También puedes visitar mi portfolio profesional para ver una selección de proyectos realizados.